O que são
Numa linguagem simples e prática, aqui estão algumas das principais tecnologias ao alcance das pequenas empresas -- organizadas de acordo com o efeito que elas podem ter nas necessidades comuns do crescimento. Na primeira parte, vêm algumas tecnologias para reduzir custos, aumentar vendas, simplificar a gestão e gerenciar pessoas. O material completo pode ser consultado no Portal EXAME PME. Em seguida, vêm 40 respostas para as dúvidas mais freqüentes e um teste para avaliar se sua empresa está atualizada. No final, há um exemplo de como fazer um diagnóstico tecnológico.
Como cortar custos com inteligência
Menos despesas com telefonia
Poucas tecnologias recentes tiveram tanto impacto positivo nos custos das pequenas e médias empresas como o VoIP -- sistema que faz ligações gratuitas, ou quase sem custo, pela internet. Desde 2006, o mercado brasileiro de instalação de telefonia IP nas empresas de pequeno porte tem crescido rapidamente, a taxas de 34,6% ao ano, segundo o Gartner Group, consultoria especializada em tecnologia da informação.
As economias possíveis de ser obtidas com telefonia dependem muito da estrutura de custos da empresa. Até agora, as estimativas dos especialistas dizem que a redução pode chegar a até 70%. Foi esse o resultado nas despesas com ligações de longa distância pela Climatempo, empresa especializada em previsão meteorológica que tem como clientes grandes companhias do setor agrícola e do varejo. "Nas chamadas locais, houve diminuição de 45% no valor pago", afirma Carlos Magno, sócio da Climatempo.
O VoIP permite integrar vários aplicativos, como videoconferência e transferência de ramais para o celular dos funcionários. "É crescente a adesão das pequenas e médias empresas a serviços mais completos", diz Brendan Conroy, analista de telecom do IDC Brasil. Uma pesquisa recente do IDC mostrou que, na maior parte das empresas de pequeno porte que usam soluções de VoIP, o sistema tem se mostrado particularmente útil para a comunicação interna. No escritório que a Climatempo mantém em São Paulo, por exemplo, há uma linha que permite a comunicação direta com a filial do Rio de Janeiro com custos idênticos aos de uma chamada local. "Além de gastar menos com tarifas e assinatura, ganhamos em agilidade", diz Magno.
Diversos fabricantes dispõem de soluções VoIP específicas para pequenas e médias empresas, como Cisco, NEC, 3Com, Avaya, Alcatel-Lucent e LG-Nortel. Há dois tipos de ferramentas -- as 100% IP, que abrangem desde a infra-estrutura até os aparelhos telefônicos, e as soluções híbridas, que mesclam centrais de telefonia analógicas com aparelhos IP. "O setor de telefonia brasileiro ainda é em grande parte analógico, e a solução mista atende bem às empresas menores", afirma Juan Chico, presidente da Nortel. "Elas costumam migrar aos poucos para um sistema completo." Um dos produtos da Nortel que têm sido mais procurados pelas pequenas e médias integra soluções de voz -- como caixa postal e auto-atendimento -- para até 48 ramais. Outro fornecedor, a 3Com, dispõe de produtos para companhias com até 250 usuários. Se a intenção for apenas cortar custos com telefonemas, é possível negociar a mudança do sistema com as operadoras de telefonia tradicionais. Entre as que trabalham com VoIP estão Telefônica, Telemar e GVT.
| Telefone do século 21 | |
| A utilização das soluções de telefonia via VoIP nas pequenas e médias empresas(1) | |
| Comunicação entre funcionários | 56% |
| Ligações internacionais | 17% |
| Ligações locais | 15% |
| Ligações interurbanas | 12% |
| Fonte: IDC Latin America Pesquisa feita com 458 empresas brasileiras no início de 2006 | |
| (1) Empresas de 10 a 499 funcionários | |
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Como melhorar os resultados nas vendas
A rapidez das tecnologias móveis
Automatizar o sistema de vendas tem sido uma das maiores preocupações das pequenas e médias empresas. Um ganho concreto de produtividade está na utilização dos recursos de mobilidade que possibilitam ao vendedor, imediatamente após fechar uma negociação, enviar os dados do pedido à empresa pela internet, usando para isso um palmotp, um smartphone ou um notebook. As novas tecnologias permitem ainda que as equipes com soluções móveis possam ter acesso remoto e rápido a relatórios, documentos, agendas e e-mails, usando uma conexão discada, via cabo ou sem fio, para exercer suas funções em qualquer lugar.
Sem que o vendedor precise se deslocar a todo momento para a sede da empresa e com a atualização dos dados em tempo real, as pequenas e médias empresas economizam um ativo preciosíssimo -- tempo. Um estudo realizado pela Microsoft demonstrou que a adesão a tecnologias desse tipo pode equivaler a um acréscimo de 147 horas por ano para cada profissional que trabalha na rua.
A Irmãos Kehdi, pequena empresa atacadista da cidade mineira de Uberlândia, teve uma boa experiência com a transmissão de dados a distância por celulares. "Os vendedores transmitem os pedidos três vezes por dia para a sede", diz Eduardo Taufic, gerente da empresa. "A produtividade das equipes aumentou 40% depois que adotaram esse procedimento."
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Como simplificar a gestão
Para ter uma visão global da empresa
Nenhum programa de gestão é capaz de resolver todos os problemas de uma pequena ou média empresa. Mas, se houver planejamento e organização, eles podem simplificar e agilizar os procedimentos necessários para gerenciar os negócios. Conhecidos como ERPs (sigla em inglês para enterprise resource planning), os softwares de gestão são ferramentas tecnológicas que controlam os principais processos de uma empresa, como vendas, compras, logística e estoques. Se forem bem utilizados, eles encurtam os caminhos da burocracia interna e -- talvez sua principal qualidade -- permitem ao dono da empresa enxergar informações que, sem essa tecnologia, não corresponderiam a um retrato instantâneo de seu negócio.
Esses softwares são geralmente vendidos em módulos -- um para planejamento, outro para estoques, outro para vendas, outro para aquisições de material, e assim por diante. Na década passada, eles eram praticamente inacessíveis para empresas de pequeno e médio porte. Como ocorre com quase todo tipo de tecnologia, foram caindo de preço e tornaram-se mais populares -- há módulos com preços a partir de 500 reais.
Hoje, as pequenas e médias empresas representam um grande mercado para fabricantes de softwares, como Oracle ou SAP. De acordo com uma pesquisa do IDC feita com 460 pequenas e médias empresas brasileiras, o ERP aparece em segundo lugar na lista de prioridades de investimentos em tecnologia em 2007. Só perde para segurança da informação.
A concorrência entre os fabricantes favoreceu as pequenas empresas nos últimos anos. Há produtos em diversas faixas de preço, e muitos fornecedores oferecem planos de financiamento. Também é possível alugá-los. E é a grande oferta de sistemas pré-configurados, que eliminam a necessidade de personalização, o que sempre encarece esses sistemas.
A Casa Santa Luzia, um dos mais tradicionais supermercados de São Paulo, implantou um desses ERPs genéricos em 2004. O sistema deu rapidez e visibilidade a algo estratégico para quem atua no varejo -- as relações comerciais com a cadeia de fornecedores. O sistema registra e acompanha os pedidos de compra dos produtos do momento em que foram encomendados no fabricante até seu efeito na contabilidade.
O empresário Azuil Lopes, sócio do Santa Luzia responsável pela informatização do negócio, demorou quase dois anos para convencer os colegas a investir na tecnologia. "Valeu a pena", diz ele. Antes, os números referentes a uma nota fiscal, por exemplo, tinham de ser digitados cada vez que as informações do documento eram processadas pelas diferentes áreas -- o que tornava tudo muito lento e aumentava o risco de erros. Agora, a informação entra apenas uma vez no sistema, e todas as áreas podem visualizá-la simultaneamente.
Um dos principais ganhos de eficiência foi no controle de estoques. "A cada produto que passa pelo caixa, o sistema registra imediatamente sua saída da prateleira, o que permite prever com mais precisão quando determinado item deve ser reposto", diz Lopes. A falta de produtos tornou-se menos freqüente -- mesmo com a redução de 20% no volume de estoques, proporcionada pelo melhor gerenciamento. "No passado, muitas vezes só sabíamos que um produto estava em falta quando um cliente avisava", diz ele. "Hoje, isso não acontece mais."
| Onde as empresas mais investem | |
| Percentual de pequenas e médias empresas do Brasil que vão investir em tecnologia da informação em 2007 e as áreas que vão receber mais recursos(1) | |
| Área que receberá investimento (em %) | |
| Segurança da informação | 58 |
| Sistemas integrados de gestão (ERP) | 37 |
| Business intelligence | 28 |
| Gerenciamento de sistemas e redes | 19 |
| Sistemas de relacionamento com clientes (CRM) | 18 |
| Fonte: IDC Latin America/Pesquisa realizada no início de 2007 com 1 109 empresas de cinco países da América Latina (Argentina, Brasil, Chile, México e Peru) | |
| (1) Empresas de 100 a 999 funcionários | |
| A adesão aos softwares | |
| A evolução do uso de sistemas de gestão (ERP) nas empresas brasileiras(1) | |
| Percentual de médias empresas onde... | |
| ...o sistema está sendo implantado | |
| 2002 |
10
|
| 2004 |
19
|
| 2006 |
22
|
| ...o sistema foi implantado com sucesso | |
| 2002 |
6
|
| 2004 |
9
|
| 2006 |
9
|
| ...o sistema foi implantado, mas ainda há problemas | |
| 2002 |
30
|
| 2004 |
19
|
| 2006 |
17
|
| ...o sistema não foi implantado por falta de necessidade | |
| 2002 |
22
|
| 2004 |
19
|
| 2006 |
17
|
| Fonte: E-Consulting | |
| (1) Empresas com faturamento anual entre 100 milhões e 300 milhões de reais | |
Veja também:
- Como simplificar a gestão
Como se relacionar com as equipes
Para incentivar a participação
Graças às tecnologias cada vez mais acessíveis, as empresas de menor porte ganharam condições de cumprir tarefas cruciais de suas estratégias de retenção de talentos -- garantir aprendizado contínuo aos funcionários, simplificar a gestão das políticas de recursos humanos e estabelecer meios para que os funcionários interajam com os escalões mais altos.
Com os novos sistemas de gestão de recursos humanos, é possível desburocratizar uma série de procedimentos e melhorar o fluxo de informações. Os softwares de RH disponíveis no mercado permitem controlar toda a administração do pessoal e facilitam a localização e o gerenciamento de informações referentes a admissão, férias, folha de pagamentos e carreira de cada um. Algumas ferramentas possibilitam administrar e automatizar o controle de ponto e o uso do refeitório, entre outras necessidades. Sistemas mais avançados possuem módulos para a área jurídica, ambulatório, benefícios e participação nos lucros e resultados. Com essas tecnologias associadas a uma intranet, uma pequena ou média empresa pode divulgar políticas e procedimentos, anunciar eventos, distribuir avisos e realizar pesquisas.
Pode-se usar esse tipo de estrutura para dar vida nova a práticas antigas -- como a de pedir aos funcionários que dêem sugestões. O empresário paulista Flávio Ferreira, dono da paulista Manah, criou uma espécie de caixa de sugestões online para aumentar a venda de brinquedos populares. "Precisávamos lançar modelos novos e baratos constantemente", diz Ferreira. "Não era uma tarefa fácil." Numa espécie de brainstorm de grandes proporções, a estrutura do correio eletrônico interno foi utilizada para angariar experiências dos funcionários. Os filhos deles opinavam sobre o que mais gostavam nos brinquedos, apontavam os que quebravam mais e davam sugestões. "Ficamos surpresos com a alta participação do pessoal", diz Ferreira.
Veja também:
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