O que são
Nos últimos meses, os funcionários da Pap, uma pequena empresa especializada em avaliação e registro de marcas de Porto Alegre, estão conseguindo lidar melhor com o trânsito de documentos eletrônicos que, volta e meia, atrapalhava o expediente. Em vez de enviar arquivos com as consultas e os pedidos de clientes anexados no e-mail, eles passaram a usar o editor de textos disponível gratuitamente no site do Google Docs. Os documentos são armazenados na internet e podem ser editados por várias pessoas em conjunto. Todas as alterações ficam registradas, eliminando a necessidade de arquivar cópias e possibilitando a recuperação de qualquer versão do documento, por data e hora.
Se a Pap não tivesse encontrado a solução na web -- e de graça --, uma das alternativas que a empresa tinha para compartilhar os arquivos entre computadores e usuários diferentes seria montar uma intranet. Isso representaria comprar máquinas, licenças de software e gastar com manutenção -- investimento que dificilmente sairia por menos de 10 000 reais por ano. "Podemos aplicar esses recursos em outras necessidades", diz Roberto Soraire, analista de marketing da Pap e responsável pela idéia.
As ferramentas do Google Docs são apenas um dos exemplos de uma geração de softwares disponíveis só pela internet. Trata-se de uma tendência que se fortaleceu rapidamente na última década. Serviços básicos, como a produção de documentos e o gerenciamento de projetos e reuniões fornecidos por empresas como Google, Zoho e Salesforce, foram os primeiros de uma leva que hoje inclui até softwares de relacionamento com clientes.
Segundo a consultoria Gartner, especializada em tecnologia, até 2011 um quarto dos programas que rodam nas empresas será utilizado pela web. Para as pequenas e médias empresas, a vida fica muito mais simples. Em vez de comprar um software numa caixinha, paga-se uma mensalidade por seu uso ou outro tipo de taxa a título de assinatura. "O que se paga não é mais a licença para instalar o software, mas seu uso", diz Sylvio Modé, vice-presidente da Oracle do Brasil, empresa americana que começou recentemente a disponibilizar produtos com ferramentas de gestão e banco de dados pela internet.
| Documentos na rede |
| Vantagens para as pequenas e médias empresas que compram apenas o serviço prestado pelos softwares |
| Custos acessíveis É possível evitar ou diminuir investimentos pesados em servidores, em hospedagem de sites e em cópias de segurança |
| Atualização constante Não é preciso adquirir novas versões dos programas para que os sistemas não fiquem obsoletos com o passar do tempo |
| Simplificação de processos Diminui-se a necessidade de investir no treinamento de equipes de manutenção, suporte técnico e atendimento ao usuário |
A nova realidade para a qual grandes fornecedores de software, como Microsoft, Oracle e SAP, estão aos poucos migrando traz muitas vantagens para negócios com grande potencial de crescimento. A mais evidente é o custo. Um conjunto de aplicativos que reúne edição de textos, planilhas e apresentações custaria, no mínimo, 700 reais na prateleira de uma loja, sem contar as atualizações posteriores, que também são pagas. Já o Google Docs, por exemplo, é gratuito e cobra apenas pelo acesso a ferramentas um pouco mais avançadas. A Matera, fornecedora de softwares para o mercado financeiro, assinou uma dessas versões, que integra seus 200 funcionários na matriz em Campinas e nas filiais no Rio de Janeiro, São Paulo e nos Estados Unidos. "Esse serviço nos permitiu economizar com algo que nos dava muita dor de cabeça, que eram os programas de antivírus e antispam", diz Carlos Leite Netto, presidente da Matera.
Outro custo que pode diminuir bastante com a assinatura de serviços pela internet é o de equipes de manutenção, uma vez que essa passa a ser uma preocupação do fornecedor. "O software como serviço permite que uma pequena ou média empresa use suas energias e recursos para aplicar no que realmente interessa", diz Sanjay Agarwal, presidente da ValueNet, que no Brasil representa a americana Salesforce, uma das maiores empresas a vender assinatura de serviços de softwares pela internet.
| Está na rede |
| Os serviços disponíveis online vão de editores de texto a programas de relacionamento com os clientes. Muitos são gratuitos ou custam bem menos do que ter o próprio software. Alguns exemplos: |
| Pacotes para escritório |
| O que permitem fazer Editar textos e planilhas eletrônicas e montar apresentações multimídia |
| Onde encontrar Google Docs (docs.google.com), ThinkFree (member.thinkfree.com), Zoho (www.zoho.com) e Peepel (www.peepel.com) |
| Quanto custam As versões básicas são de graça. O Google Docs cobra em torno de 50 dólares anuais por pacotes com mais ferramentas |
| Agendas |
| O que permitem fazer Marcar compromissos e ser lembrado deles por e-mail, celular e programas de comunicação instantânea |
| Onde encontrar HiTask (www.hitask.com), CalendarHub (www.calendarhub.com), Remember the Milk (www.rememberthemilk.com) e Google Agenda (calendar.google.com) |
| Quanto custam Versões básicas são gratuitas. O Remember the Milk cobra 25 dólares anuais para sincronizar a agenda com o iPhone |
| Gerenciadores de projetos |
| O que permitem fazer Cadastrar tarefas, definir os responsáveis por elas e anexar documentos |
| Onde encontrar Basecamp (www.basecamphq.com), Aprex (www.aprex.com.br), Central Desktop (www.centraldesktop.com) e TaskBin (www.taskbin.com) |
| Quanto custam As versões pagas custam a partir de 40 dólares mensais. Os planos gratuitos estão vinculados a limites de espaço |
| Relacionamento com o consumidor |
| O que permitem fazer Cadastrar clientes e manter um histórico dos negócios com cada um deles |
| Onde encontrar Salesforce (www.salesforce.com), Highrise (www.highrisehq.com), Honeypitch (www.honeypitch.com) e BigContacts (www.bigcontacts.com) |
| Quanto custam O Salesforce custa em média 100 dólares mensais por usuário. Existem versões gratuitas que limitam o número de clientes |
| Videoconferências |
| O que permitem fazer Participar de reuniões online, com edição de arquivos em tempo real |
| Onde encontrar Webex (www.webex.com.br), Citrix GoToMeeting (www.gotomeeting.com) e Microsoft Live Meeting |
| Quanto custam Entre 39 e 375 dólares mensais para até cinco usuários |
| Fonte: empresas |
Na prática, além de reduzir custos, as pequenas e médias empresas encontram nessas aplicações uma ajuda para simplificar o trabalho e aumentar a produtividade. A carioca iSquare, produtora de sites e de campanhas publicitárias virtuais, substituiu um sistema que gerenciava grandes projetos e a contabilidade da empresa por um pacote de serviços pela web fornecido pela brasileira Aprex. A assinatura custa 40 reais por mês para a iSquare. A mudança deu mais agilidade ao atendimento a grandes clientes, como a Esso.
Apesar dos atrativos, ainda não é para todo tipo de programa que o conceito de "software como serviço" -- nome pelo qual esse novo jeito de fazer negócios passou a ser conhecido -- já funciona. Boa parte das ferramentas de gestão mais complexas, como o Enterprise Resource Planning (ERP) e o Business Intelligence (BI), que consolidam análises financeiras e informações estratégicas, ainda é adquirida do jeito tradicional. Além de exigir implantação personalizada, os empresários resistem a colocar dados sigilosos em servidores fora da empresa.
No médio prazo, é muito provável que mesmo esse tipo de tecnologia se dissemine na internet. Contribui para que isso aconteça a expansão das conexões em banda larga, cada vez mais baratas, que permitem usar ferramentas online mais pesadas. Já é possível comprar pela internet, por exemplo, sistemas de CRM, aqueles programas que gerenciam o relacionamento das empresas com os clientes. A carioca Trinnphone, prestadora de serviços de telefonia por VoIP, fechou contrato com a Salesforce para utilizar um CRM online, pagando cerca de 25% a menos do que custaria para comprar um programa semelhante.
Para empresas em crescimento, outra vantagem dos aplicativos virtuais é a flexibilidade. "O usuário paga pelo volume de dados consumido, do mesmo jeito como são cobradas água e luz. Se consumir mais, paga mais", afirma Modé, da Oracle. Foi o que pesou na decisão da goiana PC Sistemas, especializada em vender softwares ao setor atacadista, ao optar pelo CRM online. "Não podíamos correr o risco de comprar um software e descobrir que daqui a algum tempo ele não nos atenderia mais porque aumentamos de tamanho", diz Wagner Patrus, proprietário da empresa.
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