O sumiço de um único e-mail pode colocar em dúvida a eficiência dos processos de uma pequena ou média empresa? O empreendedor Gilberto Martins, sócio da carioca Elumini, empresa de tecnologia da informação que faturou 42 milhões de reais em 2008, descobriu a resposta na prática. Certa vez, um cliente solicitou, por e-mail, alterações num software que estava em desenvolvimento. Quando recebeu o programa, porém, negou que tivesse pedido as mudanças e exigiu a versão original. "Foi uma confusão", diz Martins. "O funcionário que recebeu aquela mensagem já tinha deixado a Elumini e não a achávamos mais." Sem provas, a empresa teve de assumir a responsabilidade e arcar com os custos de refazer o programa.

Para evitar outras situações como essa, era preciso uma forma de documentar o histórico dos projetos e, ao mesmo tempo, manter os clientes atualizados - e sem gastar tempo com reuniões, e-mails ou telefonemas quase diários. A solução veio com a implantação de uma ferramenta wiki - o mesmo tipo de programa utilizado pela enciclopédia online Wikipédia. Nela, qualquer pessoa pode incluir e alterar informações, que se tornam imediatamente visíveis.

Na wiki da Elumini, as equipes de TI de 30 clientes, como Bradesco Seguros e Embratel, têm acesso a uma página na qual todas as informações sobre seus projetos são atualizadas em tempo real. Cada etapa concluída é avaliada por eles na mesma hora. "Assim, não há risco de avançar carregando algum erro que só será descoberto muitas etapas mais tarde", diz Gustavo Sobral, gerente de projetos da Elumini.