Qual é a chance de uma pequena ou média empresa receber o dinheiro de um cliente que atrasou o pagamento? A resposta depende de quanto tempo passou da data do vencimento. Um levantamento realizado pela Serasa, uma das maiores empresas especializadas em análise de crédito, mostra que, quanto maior o atraso, mais distante fica a possibilidade de ver um inadimplente quitar a dívida. A chance de receber uma fatura atrasada é de 57% nos primeiros 30 dias - e vai caindo ao longo do tempo. A expectativa é que apenas 32% das contas com dois anos de atraso serão pagas algum dia. Não esperar para tomar a atitude certa na hora de cobrar uma conta pode fazer a diferença entre receber e ficar com o mico na mão - sobretudo diante dos dias difíceis que parecem vir por aí. Para saber como as pequenas e médias empresas podem receber dívidas no menor tempo possível, EXAME PME ouviu advogados, consultores e agências especializadas em análise de crédito e cobrança. Das entrevistas com eles montou-se o seguinte roteiro. 1 - Telefonema Objetivo Renegociar o pagamento para um prazo que não ultrapasse 30 dias do vencimento. Quando Até dez dias de atraso. Custo(1) 3 reais por uma ligação local de 3 minutos, incluindo as despesas com salário do funcionário, encargos, benefícios e manutenção da linha telefônica. Como O primeiro contato pode ser feito por quem fechou a venda. Uma boa abordagem é dizer que o pagamento ainda não foi registrado e manter um tom cordial para negociar um novo prazo. Para definir quanto tempo esperar para receber, é preciso avaliar o histórico do cliente, o tamanho da dívida e a saúde financeira do devedor - clientes estratégicos podem ter tratamento diferenciado por determinado tempo. Exceções Não vale a pena arcar com custos de telefonemas quando é preciso deslocar um funcionário exclusivamente para esse serviço. Nesse caso, é melhor telefonar apenas para clientes preferenciais ou com dívidas altas, acima da média das vendas. Para os demais inadimplentes, deve-se enviar uma carta. 2 - Cartas Objetivo Registrar formalmente a cobrança. Quando Entre dez e 15 dias após o vencimento da conta. É razoável enviar até três cartas durante um mês. Custo(1) Cerca de 1,20 real por carta, incluindo postagem, papel, envelope e impressão. Como A primeira carta pode ter um tom mais cordial, apenas lembrando a falta de pagamento. A segunda e a terceira devem ser mais enfáticas quanto à urgência de regularizar a situação, mas sem excessos, para que o devedor não venha a alegar coação, posteriormente, na Justiça. A carta pode ser assinada por um gerente financeiro ou pelo próprio dono da empresa. E-mails também podem ser usados, mas é preciso tomar cuidados adicionais: caso as mensagens não cheguem ao destinatário juridicamente correto - proprietário, setor de contas a pagar ou departamento financeiro, por exemplo -, o devedor pode processar o credor com base no Código de Defesa do Consumidor, sob a alegação de constrangimento. Exceções Caso já tenha ficado claro que o cliente não pretende pagar a dívida, é inútil e desnecessário enviar cartas. A lei não obriga que o credor envie uma correspondência de cobrança para alertar sobre o atraso. 3 - Corte de crédito Objetivo Evitar que a dívida de um cliente inadimplente aumente ainda mais, além de melhorar a posição do credor na renegociação. Quando Um dia de atraso em contratos avulsos já é suficiente para cortar o crédito. A prestação de serviços continuados costuma ser suspensa 30 dias após o vencimento da fatura. Custo(1) As despesas são apenas para comunicar ao cliente o corte de crédito - e podem variar de 1,20 real (correspondência) a 3 reais (telefonema). Como O executivo de vendas ou o dono da empresa deve dizer que, enquanto o débito não for saldado, o fornecimento será interrompido, a não ser que as próximas compras sejam pagas antecipadamente. Exceções Se o corte atinge um produto ou serviço que seja fundamental para o negócio do inadimplente - uma matéria-prima, por exemplo -, suspender totalmente o fornecimento pode deixá-lo numa situação financeira ainda pior, reduzindo a chance de recuperar a dívida. Nesses casos, pode-se negociar o pagamento parcial do débito, tomando algum bem como garantia. 4 - Inclusão em listas de proteção ao crédito Objetivo Pressionar o cliente e deixar claro para os demais que atrasos não serão tolerados. Quando 45 dias do vencimento, em média. Custo(1) Na Serasa, o custo mínimo é 16 reais para registrar até dez clientes inadimplentes por mês. A Equifax, outra empresa especializada em análise de crédito, cobra 64 reais mensais para registrar até 40 devedores, entre outros serviços inclusos no pacote. Como É preciso fazer contrato com uma empresa ou entidade especializada. As mais conhecidas são a Serasa, a Equifax e o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC). Exceções Nos casos em que o credor mantém uma boa relação com o inadimplente ou quando o valor da dívida é alto, é recomendável tentar um último contato pessoal. Pode ser uma visita ao escritório, um almoço ou um café. Se o empreendedor quiser mandar um executivo, este deve ter poder de decisão para fechar um acordo. 5 - Protesto em cartório Objetivo Pressionar o inadimplente a quitar sua dívida, impondo mais restrições. É uma alternativa à inclusão em listas de proteção ao crédito. Quando 45 dias do vencimento, em média. Custo(1) O custo nos cartórios varia em cada estado. Em São Paulo, por exemplo, o devedor é quem paga as taxas quando quita a dívida e cancela o protesto. Nos demais, numa dívida de 10 000 reais, o custo pode ultrapassar 1 000 reais. Como Com o protesto nos cartórios, o nome da empresa devedora vai automaticamente para todos os bancos de dados de devedores do país. Os especialistas recomendam o protesto quando se tem conhecimento de que o inadimplente está dilapidando o patrimônio. Sem uma certidão negativa de protestos, o devedor não pode vender certos bens, como imóveis. Exceções As mesmas para o item anterior. 6 - Empresas de cobrança Objetivo Receber a dívida sem comprometer a estrutura da empresa num processo de cobrança no qual restam poucas possibilidades de negociação. Quando Dois meses após o vencimento da fatura. Custo(1) Em geral, é de 2% a 10% do valor da dívida, pago quando o débito for saldado pelo devedor. Algumas empresas de cobrança fecham contratos com um valor mensal pelo trabalho. Como Basta contratar uma empresa especializada. Nessa hora, é preciso tomar cuidado para não ter problemas judiciais mais tarde. O Código de Defesa do Consumidor estabelece que o inadimplente não pode ser exposto ao ridículo nem submetido a nenhuma forma de constrangimento ou ameaça feitos por uma empresa desse tipo. Exceções Caso se saiba que a situação financeira do devedor é ruim e que ele já está em débito com muitos clientes, deve-se pular essa etapa e partir para o item seguinte (cobrança judicial). O objetivo é tentar garantir algum bem como pagamento o quanto antes. Em certos casos, os primeiros credores que entram na Justiça têm preferência sobre bens penhorados. 7 - Cobrança judicial Objetivo Receber ao menos parte da dívida quando já se esgotaram todas as possibilidades de negociação. Quando Os especialistas recomendam que a cobrança judicial seja feita quando a conta estiver até quatro meses atrasada. É preciso estar atento aos prazos de prescrição - para executar um cheque, por exemplo, o prazo é de seis meses. Custo(1) No caso hipotético de uma dívida de 1 000 reais, por exemplo, as custas judiciais ficam em torno de 100 reais, sem considerar possíveis recursos. Além disso, há os honorários advocatícios, que variam de acordo com o tipo de ação e do escritório contratado. Como Advogados devem orientar sobre que tipo de ação mover em cada caso - ações de execução, cobrança ou falência. A negociação com o advogado deve levar em conta o tamanho da dívida, pois esse caminho pode não valer a pena por ser demorado. Segundo levantamento do escritório TozziniFreire, uma ação de execução no Brasil costuma demorar, em média, cinco anos. Exceções Como o processo judicial pode ser caro e longo, a alternativa é verificar se o caso pode ser resolvido em sessões de conciliação dos tribunais (que costumam ser gratuitas e mais rápidas) ou nos tribunais arbitrais. (1) Custos pesquisados em setembro de 2008 Fontes ouvidas nesta reportagem: Adriano Blatt, consultor financeiro; Cláudio Marçal, da Associação de Notários e Registradores do Brasil; Fabrizio Quirino, da Associação Comercial e Empresarial do Brasil; Flávia Andrade, do TozziniFreire Advogados; Laércio de Oliveira, da Serasa; Marcelo Solimeu, da Associação Comercial de São Paulo; Márcio Iavelberg, da consultoria financeira Blue Numbers; e Marilene Vadalá, da Equifax