Responda sem hesitar: qual é a quantidade de servidores, estações de trabalho, notebooks, impressoras e scanners de sua empresa? Quantos e quais computadores estão fora da garantia? E quantos programas diferentes estão rodando em cada um deles? Se você não faz nem idéia, pode servir de consolo saber que manter atualizado o inventário dos recursos tecnológicos é um enorme desafio - para empresas de qualquer tamanho. Ainda é comum, até em algumas multinacionais, levantamentos feitos com base em planilhas manuais, elaboradas por um funcionário que de vez em quando verifica a condição dos equipamentos. Nas pequenas e médias empresas, que quase nunca dispõem de um departamento encarregado disso, a dificuldade de controlar a traquitana eletrônica é muito maior. "A maioria das pequenas e médias empresas não tem nenhum controle de seus equipamentos de informática", afirma Leider Petrovich, da Pointware, fornecedora de soluções para esse tipo de problema. Não dar atenção a esse patrimônio é um erro. Seria como investir milhões de reais numa sede novinha, com acabamento de primeira qualidade, e depois economizar na contratação de um vigia para tomar conta do prédio. Ou gastar uma pequena fortuna num carro novo e economizar no seguro. "Cem computadores ligados em rede, equipados com alguns softwares de gestão, podem corresponder facilmente a meio milhão de reais em investimento", diz Petrovich. "Vale a pena ter controle sobre esse patrimônio e saber exatamente como ele está sendo usado."Uma pesquisa conduzida pelo instituto Gartner em empresas de diferentes perfis e tamanhos referenda essa idéia - diz o estudo que, quando o gerenciamento de TI é adequado e bem executado, pode-se diminuir o custo de todos os ativos de TI em cerca de 30%. A paulista Aerofast Speedpak, que trabalha com a entrega de encomendas expressas, passou em 2002 pela necessidade de vistoriar com mais afinco seus ativos de TI. Foi nessa época que decidiu montar um departamento de tecnologia. Ao todo, havia 30 computadores instalados na sede, em Osasco, na Grande São Paulo, e a perspectiva era de crescimento rápido para os anos seguintes. De fato, em apenas dois anos, esse número chegou a quase 100 PCs - e, com eles, o risco de perder o controle do que existia, do que estava defasado e de quem trabalhava com quais programas lá dentro. "Precisávamos criar uma previsão de até quando cada máquina poderia ser usada naquele ciclo de crescimento para prever quais exatamente seriam os investimentos necessários", diz Maurício Tadini, gerente de TI da Aerofast Speedpak. Na prática, isso significava escarafunchar configurações como quantidade de memória, espaço em disco, programas instalados em cada equipamento e tudo o que pudesse sobrecarregar inutilmente a capacidade das máquinas - arquivos pesados fora de uso e programas instalados para uso pessoal, por exemplo. Para fazer a blitz, foi adquirido um software que varre a rede automaticamente e monta um raio X de tudo que encontra pela frente. "Nossa preocupação era não ter de deslocar uma pessoa para trabalhar manualmente, indo de máquina em máquina", diz Tadini. "Isso pode levar um fim de semana inteiro de trabalho, o que exige pagamento de horas extras. E, quando tudo acaba, o primeiro computador checado já pode ter sido mexido novamente." Clique aqui para ver o quadro nullHoje, a Aerofast conta com 500 máquinas espalhadas por diferentes departamentos, na matriz e em mais 30 escritórios regionais. Não foi apenas a diminuição de custos que incentivou a adoção definitiva do inventário eletrônico por parte da empresa. A comparação de relatórios e configurações gerada pelo levantamento permitiu à Aerofast Speedpak evitar que o descarregamento de informações importantes ou a instalação de softwares fossem paralisados de repente - algo que já havia acontecido antes - só porque determinada máquina ficou lerda ou atingiu sua capacidade máxima em disco sem que ninguém tivesse previsto essas situações. "Agora conseguimos planejar os investimentos em TI para os próximos meses com um embasamento mais certeiro", diz Tadini. Um bom inventário também pode ajudar a melhorar o planejamento da renovação das máquinas ao emitir relatórios com o número de série e a marca de cada uma delas. Não é raro que pequenas e médias empresas encontrem micros ainda equipados com processadores que já saíram de linha e não recebem mais suporte técnico ou para os quais o fabricante não mais produz atualizações de segurança - o que representa um risco enorme caso aconteça algum imprevisto justamente numa máquina nesse estado. É para isso que servem os levantamentos feitos na Zillion, de Uberlândia, uma pequena empresa que faz seminários e treinamentos em informática para executivos e empresas do Triângulo Mineiro. O inventário de TI ajuda a companhia a controlar o ciclo de vida das máquinas atrelado ao tempo de garantia de cada uma. "Como um carro, os micros geram cada vez mais custos com suporte técnico com o passar dos anos", diz Robson Xavier, proprietário da Zillion. Para ele, não compensa manter máquinas que ultrapassem o prazo de garantia negociado com o fornecedor. "Além disso, um software avisa quando um PC ultrapassa 80% da capacidade de armazenamento", diz Xavier. Como os equipamentos são usados principalmente por alunos, o monitoramento em tempo real sobre as taxas de uso de memória e de espaço em disco no HD é fundamental para não haver colapso na infra-estrutura. Clique aqui para ver o quadro  nullNos últimos anos, inventários eletrônicos próprios para pequenos negócios foram aperfeiçoados, possibilitando a geração de relatórios com gráficos fáceis de entender e que podem ser remetidos por e-mail, celular ou acompanhados numa página na internet. "Não faz muito tempo, esse tipo de recurso era caro e vinha acompanhado de funções complexas pouco utilizadas por uma pequena ou média empresa", diz Paula Papis, diretora de desenvolvimento da Virtus, que vende ferramentas de controles de inventário. Ao optar por esse tipo de tecnologia, muitas pequenas e médias empresas descobrem que é possível aumentar a segurança das informações que trafegam pela rede. A construtora de imóveis pernambucana Moura Dubeux, de Recife, fez alguns meses de teste com um serviço de inventário de tecnologia que lhe custou 2 reais mensais por máquina. O objetivo era não perder o controle de seus 300 computadores espalhados pela matriz, pelas quatro filiais e pelas obras tocadas em vários estados do Nordeste. O levantamento trouxe à luz uma realidade preocupante - o alto grau de vulnerabilidade das máquinas. Um sintoma disso foi a descoberta de que uma assistência técnica que fornecia serviços à empresa havia trocado peças novas por antigas durante o conserto de algumas máquinas - algo que dificilmente poderia ter sido detectado de outra forma. O que mais poderia ter se passado sem que ninguém tivesse como saber? Agora, a Moura Dubeux usa um recurso que dispara alarmes para os gestores quando qualquer configuração preestabelecida para uma máquina é alterada. Isso ocorre, inclusive, se um funcionário baixa da internet um programa proibido pelas normas internas da construtora. "Eliminamos assim o risco de sermos punidos por pirataria", diz Orestis Stamatiou, responsável por TI da Moura Dubeux. Com as máquinas monitoradas, a empresa também aplacou um problema comum hoje em dia - a proliferação de pen drives recheados de músicas em MP3 ou joguinhos que os funcionários trazem de casa e plugam no micro do trabalho. "O problema maior não diz respeito à produtividade do empregado", diz Stamatiou. "É que os pen drives podem transportar arquivos com informações sigilosas para fora da companhia ou trazer vírus." Em qualquer caso, a instalação de ferramentas que ajudam a controlar o inventário não é o bastante - é preciso que a providência esteja alinhada com processos que deixem bem claro para todos os funcionários como deve ser a relação deles com as máquinas. A Moura Dubeux, por exemplo, elaborou uma política de uso de TI acertada em convenção com a participação de todos os chefes de departamento. Assim que é contratado, o novo empregado assina um contrato afirmando que está ciente das condições de uso das máquinas e de que será monitorado. "Não há nenhuma invasão de privacidade nisso", diz a advogada Patrícia Peck, especialista em direito digital. "As máquinas são propriedade da empresa, que usa sua infra-estrutura como for mais adequado."